Cada gasto. Cada paso.
Todo explicado.

Qué es Caja Chica

Caja Chica reúne los gastos cotidianos, sus justificantes y el control de fondos de efectivo en el WordPress de tu empresa. Cada persona trabaja con su cuenta y con las cajas que tenga asignadas. El plugin es independiente: no necesita SitioReservado ni sus módulos.

El recorrido habitual es registrar el gasto → revisarlo → reflejar el reembolso cuando corresponda → cerrar el periodo → registrar la reposición recibida. Revisión y pago son procesos diferentes. La aplicación deja constancia de operaciones realizadas por la empresa; no mueve dinero ni ordena pagos al banco.

Instalación y primera configuración

1. Comprueba los requisitos del alojamiento y prepara una copia recuperable de archivos y base de datos.
2. En WordPress, abre Plugins → Añadir nuevo → Subir plugin, selecciona el ZIP instalable de Caja Chica y actívalo. No subas el repositorio completo como plugin.
3. Abre Caja Chica desde su menú de WordPress. La activación prepara una página de aplicación; normalmente será /caja-chica/, pero conserva el enlace que te indique tu instalación. Si el nombre estaba ocupado puede tener otro sufijo; con enlaces simples puede utilizar ?page_id=….
4. En Administración → Identidad de la empresa, configura nombre, colores y logo.
5. En Cajas y límites, revisa la caja inicial y crea los fondos que necesites.
6. Crea las cuentas desde Usuarios de WordPress y asigna perfil y cajas desde Administración → Usuarios y cajas.
7. Registra el efectivo inicial en Libro de caja → Nuevo movimiento → Entrada. Configurar un máximo de fondo no ingresa dinero.
8. En una copia de prueba, comprueba el acceso, un gasto, su revisión por otra persona, el justificante, el correo y la exportación antes de incorporar al equipo.

Caja Chica se prepara desde su administración; no utiliza el asistente de SitioReservado. Las cajas nuevas empiezan con saldo cero. No se crean gastos de demostración.

Requisitos, correo y caché

• WordPress 6.5 o posterior y PHP 8.1 o posterior, con Fileinfo e Iconv.
• MySQL/MariaDB y tablas propias InnoDB, con transacciones disponibles.
• HTTPS para el uso real y un navegador actual con JavaScript. No hace falta instalar una app móvil ni Node en el alojamiento.
• Para Excel y ZIP, extensión PHP ZIP y una carpeta temporal privada fuera de WordPress. CSV y PDF no necesitan ZIP.
• Correo de WordPress operativo y WP-Cron o un cron del alojamiento correctamente configurado para los avisos.

Excluye de cualquier caché pública la página de la aplicación, su acceso, las descargas y las rutas wpcc/v1/*. El plugin protege su página frente a cachés compatibles, pero el responsable del alojamiento debe revisar también CDN y cachés externas. Un formulario de entrada antiguo puede seguir en una pestaña abierta: recarga por completo y consulta al administrador si persiste.

Entrar, recuperar contraseña y salir

1. Abre el enlace de Caja Chica que te facilite tu empresa.
2. Introduce tu usuario o correo y contraseña de WordPress. El administrador debe haberte asignado un perfil con acceso al plugin.
3. Si has olvidado la contraseña, utiliza el enlace de recuperación de WordPress. No compartas contraseñas ni enlaces personales.
4. Utiliza Cerrar sesión en la cabecera al terminar en un equipo compartido.

La cuenta y la sesión son las nativas de WordPress. Salir de Caja Chica cierra también la sesión de WordPress de esa cuenta y vuelve a la entrada de la aplicación. El login ordinario de WordPress conserva su presentación.

Poder leer este manual, acceder al catálogo o utilizar SitioReservado no concede permisos de Caja Chica. El acceso al plugin y la asignación de cajas se gestionan por separado.

Qué puede hacer cada perfil

Todos los perfiles excepto el administrador necesitan cajas asignadas para operar. Aprobador y Contabilidad pueden consultar información de sus cajas; las acciones disponibles siguen dependiendo de su perfil. Ver un apartado del menú no concede permiso para realizar todas sus operaciones.

Nadie puede aprobar su propio gasto ni uno que haya registrado para otra persona. También se aplica al administrador: hace falta otra cuenta autorizada para revisar.

Asignar usuarios, perfiles y cajas

1. Como administrador de WordPress, crea o revisa la cuenta en Usuarios. El panel de Caja Chica asigna cuentas existentes; no crea empleados de SitioReservado.
2. Abre Administración → Usuarios y cajas dentro de Caja Chica.
3. Selecciona la cuenta, elige su perfil y marca una o varias cajas.
4. Pulsa Guardar usuario y cajas y comprueba su acceso con esa cuenta.

También existe el respaldo WordPress → Caja Chica → Acceso al plugin. Ambos gestionan las mismas asignaciones. Los administradores conservan todas las cajas y no aparecen como cuentas que necesiten asignación.

Si retiras una caja pero mantienes el perfil, se conservan los gastos y justificantes propios anteriores en solo consulta; no podrá registrar ni corregir operaciones en esa caja. Elegir Sin acceso impide entrar al plugin, sin eliminar datos ni otros permisos de WordPress.

Crear cajas y configurar límites

Una caja es un fondo independiente: tiene su saldo, movimientos, gastos, cierres e informes. Todas trabajan en euros. Puedes separar oficinas, equipos o necesidades sin mezclar el efectivo.

1. Como administrador, entra en Cajas y límites → Crear caja o Editar caja.
2. Indica el nombre y, si corresponde, el fondo máximo y el límite por ticket.
3. Elige el umbral de aviso entre 1 y 100 % y un correo opcional de saldo bajo.
4. Guarda, asigna las personas y registra la dotación real mediante una entrada.

Los topes vacíos significan sin límite. El máximo limita entradas y reposiciones; no puede bajarse por debajo del saldo disponible. El límite por ticket controla gastos, correcciones y retiradas manuales. Si ambos están configurados, el límite por ticket no puede superar el fondo máximo.

Elegir la caja y entender el resumen

El selector Caja activa cambia el fondo que consultas. Comprueba siempre el nombre antes de revisar, registrar un movimiento, cerrar o exportar. Una caja retirada puede aparecer como Solo consulta por conservar gastos propios.

En Resumen puedes cambiar el mes, ver últimos gastos, importes y distribución por categoría según tus permisos. El colaborador ve sus gastos; revisión y contabilidad consultan los de la caja asignada. El saldo y el libro de caja están disponibles para los perfiles con visión ampliada.

En Nuevo gasto, una única caja asignada se selecciona automáticamente; con varias debes elegir una expresamente. El formulario muestra el destino antes de guardar. No des por hecho que coincide con el fondo que estabas consultando.

Registrar un gasto paso a paso

1. Pulsa Nuevo gasto o Registrar gasto y comprueba la caja de destino.
2. Introduce fecha, importe positivo en euros y concepto. El concepto admite hasta 250 caracteres; escribe importes como 42,80 o 42.80, sin separador de miles.
3. Selecciona categoría, completa el comercio si procede y elige la forma de pago real.
4. Como colaborador, el titular eres tú. Contabilidad puede seleccionar otra persona con acceso y asignación a esa caja.
5. Adjunta el ticket o factura obligatorio. Revisa todo antes de guardar.
6. Comprueba que el gasto aparece con su código G-… y estado de revisión.

Los gastos nuevos se envían a revisión. Las categorías disponibles son Material, Transporte, Servicios, Suministros, Gasolina, Papelería, Almuerzo de trabajo, Herramientas menores y Otros; esta versión no tiene editor de categorías.

Las fechas admitidas van de 2000 a 2100 y deben quedar fuera de periodos cerrados. Si hay un error de red o una respuesta inesperada, comprueba el listado antes de repetir para evitar registrar el mismo gasto dos veces.

Formas de pago y efecto en la caja

Ejemplo ficticio: partiendo de 350 €, un gasto personal de 42,80 € mantiene el saldo hasta registrar su reembolso; después queda en 307,20 €. Una compra con tarjeta de empresa no reduce esos 350 €. Una compra desde caja de 18,90 € deja 331,10 € al registrarla.

Adjuntar, fotografiar y descargar justificantes

Cada gasto necesita un JPG, PNG o PDF de hasta 5 MB. El contenido debe coincidir con la extensión; no basta renombrar un archivo. Las imágenes no pueden superar 12.000 píxeles de ancho o alto.

En el móvil puedes elegir un archivo o utilizar Hacer foto con el móvil si el dispositivo lo permite. Evita imágenes borrosas y comprueba que se lee el ticket completo. Convierte HEIC u otros formatos a JPG/PNG antes de adjuntarlos.

Fecha, comercio, concepto e importe se introducen manualmente: no hay OCR. Desde el detalle del gasto, pulsa Descargar justificante. Los tickets se almacenan de forma privada, fuera de la galería pública, y la descarga comprueba sesión y permisos.

Si se sustituye un ticket al corregir, el anterior queda conservado en el registro privado de revisiones. No hay un botón para borrar ese historial. El logo de empresa es una imagen diferente y sí puede ser público.

Buscar gastos y consultar su estado

En Gastos, filtra por mes, estado de pago, revisión o forma de pago. Busca por concepto, persona o código. Todo el histórico limpia los filtros de la lista. Cambia también la caja activa si el registro pertenece a otro fondo.

Abre el detalle con la flecha del gasto para consultar fecha, titular, forma de pago, categoría, comercio, observaciones y justificante. Cuando corresponde, muestra cierre y fecha de reembolso.

Un gasto puede estar pendiente de revisión, aprobado, rechazado, devuelto para corregir o histórico sin revisión, además de su estado de pago. Un pago de empresa ya realizado puede seguir pendiente de revisión. «Histórico» identifica registros heredados anteriores al circuito de aprobación; no inventa una aprobación retroactiva.

Aprobar, rechazar o pedir una corrección

1. Como Aprobador, Responsable o administrador, elige la caja y entra en Revisión.
2. Abre el gasto enviado, comprueba los datos y descarga su justificante.
3. Elige Aprobar, Rechazar o Pedir corrección.
4. Para rechazar o pedir cambios es obligatorio indicar un motivo. Guarda la revisión.

Solo se revisan gastos enviados que sigan pendientes y fuera de un periodo cerrado. Los devueltos quedan a la espera de su titular. La aplicación vuelve a comprobar los permisos y el estado al guardar.

Si eres el titular o quien registró el gasto por cuenta de otra persona, debe revisarlo otra cuenta autorizada. No cambies el titular para intentar evitar esta regla.

La decisión y las observaciones se registran en el historial y generan un aviso al titular. Aprobar permite el reembolso de un gasto personal, pero no lo registra automáticamente.

Corregir y reenviar un gasto devuelto

1. Como titular, abre el gasto con revisión Necesita corrección y lee las observaciones.
2. Pulsa Corregir y reenviar.
3. Revisa fecha, concepto, comercio, importe y categoría. Puedes conservar el justificante o adjuntar uno nuevo.
4. Confirma y comprueba que vuelve a estar enviado a revisión.

Necesitas conservar acceso de trabajo a la caja. La corrección no cambia titular, forma de pago ni caja; tampoco permite editar libremente un gasto aprobado, rechazado, reembolsado o cerrado.

Si el gasto se pagó desde caja, no se modifica su fecha. Cambiar el importe genera un ajuste trazable en el efectivo y exige saldo suficiente si aumenta. Se conservan el recorrido y los justificantes sustituidos.

Registrar el reembolso de un gasto personal

1. Como Contabilidad, Responsable o administrador, selecciona la caja y abre el gasto personal.
2. Comprueba que está pendiente de reembolso y aprobado, o que es un histórico admitido.
3. Cuando hayas entregado el efectivo, indica la Fecha de devolución y pulsa Registrar reembolso.
4. Comprueba el estado del gasto y su salida vinculada en el libro de caja.

La caja debe tener saldo suficiente, también en el orden cronológico de sus movimientos. La fecha no puede ser anterior al gasto ni estar en un periodo cerrado. Un gasto admitido de un periodo cerrado puede reembolsarse después con fecha posterior al cierre.

Entradas, retiradas y libro de caja

Libro de caja muestra entradas, salidas, gastos vinculados y saldo acumulado. El saldo parte de cero: entradas menos salidas. Comprueba primero la caja activa.

1. Como Contabilidad, Responsable o administrador, pulsa Nuevo movimiento.
2. Indica fecha, importe positivo y un concepto que explique la operación.
3. Selecciona Entrada · Reposición de efectivo o Salida · Retirada de efectivo.
4. Confirma cuando la operación sea real y comprueba su apunte.

El tipo determina el signo. Las entradas respetan el máximo de fondo; las retiradas, el límite por transacción y el saldo. Las fechas anteriores no pueden dejar un saldo histórico negativo ni pertenecer a un periodo cerrado.

Los gastos pagados desde caja y los reembolsos generan su salida automáticamente. Para devolver un gasto personal utiliza su ficha; para una reposición vinculada a un cierre utiliza Confirmar recepción. Evita duplicarlos como movimientos manuales.

Avisos de saldo bajo y límites de efectivo

Con un fondo máximo configurado, el umbral compara el saldo con ese máximo. Por ejemplo, un fondo máximo de 500 € con umbral del 20 % avisa al llegar a 100 € o menos. Sin máximo no se calcula esta alerta.

El aviso aparece en el panel de contabilidad y puede enviarse al correo opcional de la caja. Se comprueba al abrir ese panel y mediante un evento horario de WP-Cron. Se evita repetir el aviso durante el mismo episodio; recuperar saldo por encima del umbral lo rearma. Si el transporte falla, puede volver a intentarse en otra comprobación.

El aviso no repone dinero ni autoriza superar límites. Si una entrada excede el máximo, revisa su importe y los movimientos reales. Si falta saldo en una fecha anterior, comprueba la cronología, aunque el saldo actual parezca suficiente.

Cerrar un periodo de caja

1. Como Contabilidad, Responsable o administrador, selecciona el fondo y revisa gastos, tickets y libro de caja.
2. Resuelve los gastos pendientes de revisión o de corrección hasta la fecha elegida.
3. En Cierres → Cerrar periodo, indica la fecha final, que no puede ser futura.
4. Confirma cuando hayas revisado los datos y consulta el cierre resultante.

El primer periodo empieza en el primer registro de la caja; los siguientes continúan desde el día posterior al último cierre. Se fijan los gastos aprobados, rechazados e históricos y se bloquean nuevas operaciones y correcciones con fecha dentro del periodo cerrado.

El total admitido suma aprobados e históricos, excluyendo rechazados. El cierre no exige que todos los gastos personales admitidos estén reembolsados: pueden pagarse después con una fecha de caja posterior.

Esta versión no ofrece un botón para reabrir cierres. Revisa el periodo antes de confirmar; si detectas una incidencia posterior, conserva el historial y consúltala con el responsable del sitio.

Entender y confirmar una reposición

El cierre calcula una reposición propuesta. Con fondo máximo, propone el importe necesario para completar ese máximo con el saldo a fecha de cierre. Sin máximo, suma las salidas del periodo. El total de gastos admitidos y la reposición son conceptos diferentes: una compra con tarjeta de empresa no consume efectivo de caja.

1. Consulta en Cierres el importe solicitado.
2. Cuando se haya recibido realmente el dinero, pulsa Confirmar recepción.
3. Indica la fecha, el medio —Efectivo, Transferencia, Cheque u Otro— y la referencia u observaciones.
4. Confirma y comprueba la entrada vinculada al cierre.

Se crea una sola entrada por cierre y se respeta el máximo vigente. La fecha debe quedar fuera de periodos cerrados. Si otros movimientos han elevado el saldo y ya no cabe la reposición propuesta, revisa el fondo y las operaciones con Contabilidad antes de confirmar.

Los registros antiguos pueden mostrar «Medio no registrado». Registrar transferencia o cheque describe cómo se recibió la reposición; no ordena el pago, no solicita cheques ni reembolsa por sí mismo un gasto personal.

Exportar CSV, Excel, PDF y justificantes

1. Con un perfil de revisión o contabilidad y acceso al fondo, abre Informes y comprueba la caja activa.
2. Elige fechas de inicio y fin y, si procede, categoría, persona o cierre.
3. Revisa el resumen y descarga el formato que necesites.

Los filtros de persona, categoría y cierre se aplican a gastos y tickets. Caja y Cierres representan el fondo completo en el periodo: no son un saldo individual de la persona filtrada.

Por descarga: hasta 2.000 gastos, 10.000 apuntes y 40 MB de justificantes por ZIP. Divide periodos grandes. Excel y ZIP necesitan la extensión ZIP y almacenamiento temporal privado; CSV y PDF no. No hay conexión directa ni importación garantizada a programas contables.

Consultar el historial de acciones

En Auditoría, consulta quién realizó cada acción, cuándo, sobre qué registro y su detalle. Se muestran las últimas 500 acciones de la caja; las anteriores no se borran por ese límite de visualización.

El detalle puede mostrar importes, decisiones, motivos, medios de recepción y cambios antes/después cuando fueron guardados. Las horas se presentan en la zona horaria de WordPress. Los datos ausentes en acciones antiguas no se reconstruyen.

El historial utiliza una cadena SHA-256 y verifica su integridad. Es de consulta, sin edición o borrado desde la interfaz. No equivale a una auditoría externa inmutable: quien controla por completo la base de datos puede alterar o reconstruir la cadena. Conserva copias externas si tus requisitos lo necesitan.

Si se muestra una alteración, avisa al administrador y conserva las evidencias; no intentes ocultarla borrando registros.

Qué correos se envían y a quién

Los avisos de gasto incluyen un resumen y enlace al detalle. Tras abrirlo hay que iniciar sesión y mantener los permisos. No se adjuntan justificantes ni se publican enlaces a sus archivos.

Los nuevos avisos se encolan tras guardar la operación y dependen de WP-Cron y del correo de WordPress. Ante fallo del transporte se realizan hasta tres intentos. En Administración → Correos automáticos, el administrador consulta pendientes y envíos fallidos de los últimos 30 días.

No se garantiza entrega inmediata ni llegada al buzón por aceptar el transporte el envío. Un fallo de correo no anula el gasto. No se envían avisos retroactivos al actualizar. El aviso específico a Contabilidad para reposiciones queda para una versión futura.

Nombre, colores y logo de la empresa

1. Como administrador de WordPress, abre Administración → Identidad de la empresa.
2. Indica el nombre y los colores principal y del menú.
3. Elige un logo de las imágenes recientes, conserva el actual, utiliza el logo nativo del sitio o sube uno nuevo.
4. Pulsa Guardar identidad y comprueba panel y entrada de Caja Chica.

El logo admite JPG, PNG o WebP de hasta 1 MB y 2400 × 2400 píxeles. La selección muestra las últimas 50 imágenes compatibles y conserva el logo actual aunque sea anterior.

La imagen de empresa se guarda en los medios de WordPress y puede ser pública. No subas documentos personales como logo. Los justificantes continúan privados y no utilizan esa galería.

El logo de producto Caja Chica y el crédito WordPymes se mantienen separados de la identidad de tu empresa. La personalización no cambia las marcas ni los estilos de SitioReservado u otros productos.

Privacidad y copias de seguridad

Fondos, gastos, movimientos, cierres, historial y revisiones se guardan en tu WordPress. Los tickets se almacenan como datos privados, sin URLs públicas en la galería. Sesión, perfil, asignación de caja y controles de petición limitan las operaciones y descargas.

El responsable del sitio debe respaldar de forma consistente base de datos y archivos: las seis tablas con prefijo wpcc_, opciones del producto, usuarios y sus metadatos, WordPress, plugin y medios. Una copia del ZIP del plugin no guarda los gastos ni los justificantes.

Comprueba la restauración en un entorno de prueba, limita el acceso a las copias y protege los informes descargados: al exportarlos pasan a estar también en el dispositivo o canal donde los guardes. Los correos se procesan mediante el proveedor configurado por la empresa.

La documentación es pública y no contiene información de tu instalación. La aplicación y sus datos requieren autorización. Este manual no determina los plazos legales de conservación: la empresa debe definirlos según sus obligaciones y su política de datos.

Actualizar, desactivar y conservar los datos

1. Comprueba la versión y las notas de la entrega. Prepara una copia consistente y recuperable de archivos y base de datos.
2. Prueba el ZIP en una copia temporal de tu WordPress.
3. Actualiza el plugin conservando su carpeta; no borres datos para sustituirlo.
4. Comprueba cuentas, cajas asignadas, saldos, gastos, justificantes, revisión, identidad, correo e informes.

La versión 0.5.2 conserva el esquema 2; sus cambios de identidad y protección de caché no migran los datos financieros. Desde 0.1.0, la actualización prepara el esquema desde administración o activación, conserva registros y marca los gastos antiguos como históricos sin inventar revisiones. Consulta las notas específicas antes de actualizar una versión antigua.

Al desactivar o desinstalar se conservan los datos y opciones. Desactivar detiene los eventos programados del producto. No hay borrado general del historial desde el panel. Volver a una versión que no entiende el esquema exige restaurar conjuntamente archivos y base de datos.

Soluciones a las dudas más frecuentes

Funciones no incluidas y límites actuales

Caja Chica 0.5.2 no incluye OCR, divisas o conversión, contabilidad general, integración directa con programas contables, pagos bancarios, solicitud automática de cheques, conciliación física de billetes ni ajuste automático de diferencias.

Tampoco ofrece editor de categorías, reapertura de cierres, borrado general del historial ni aviso contable específico de reposición. Los informes pueden adaptarse al proceso de la empresa, pero no sustituyen una integración contable.

La venta, las licencias y las condiciones comerciales están en preparación. Esta guía no activa una compra ni modifica los permisos de la aplicación.